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Data Control-Richtlinie

Mit Data Control können Sie E-Mails überprüfen und je nach Inhalt Maßnahmen ergreifen.

Hinweis

Diese Option ist nur in Verbindung mit einer Email Advanced-Lizenz verfügbar.

Bei Data-Control-Richtlinien können Sie anhand von Regeln die Informationen beschränken, die in E-Mails enthalten sein dürfen. Regeln können auf ein- oder ausgehende E-Mails angewendet werden. Zu einer Richtlinie können Sie bis zu 25 Richtlinien hinzufügen.

Sie können Regeln auf unterschiedliche Benutzer, Benutzergruppen und Domänen anwenden. So können Sie beispielsweise eine Regel für die Mehrheit der Benutzer erstellen, die festlegt, dass Finanzdaten das Unternehmen nicht verlassen dürfen. Auf Mitarbeiter der Buchhaltung kann wiederum eine weniger strenge Regel angewendet werden.

Sie können Richtlinien externe Benutzer und Domänen hinzufügen, nicht nur die in Ihrem Unternehmen. Siehe Externe Benutzer und Domänen.

Einrichten von Data Control-Richtlinien

Damit Data Control auf E-Mails angewendet wird, erstellen Sie eine Data-Control-Richtlinie.

Wenn Sie eine Richtlinie erstellen, wird die Maßnahme auf den Sophos Standardwert eingestellt. Sie können dies beim Erstellen oder Bearbeiten der Regel ändern.

In Einstellungen sehen Sie die einer Richtlinie zugeordneten Regeln für eingehende oder ausgehende E-Mails. Sie können die Reihenfolge der Regeln ändern und Regeln aktivieren bzw. deaktivieren. Um die Einstellungen einer Regel anzuzeigen und zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen der Regel. Zudem können Sie neue Regeln für eine Data-Control-Richtlinie erstellen.

Sie können Sophos-Vorlagen zum Schutz Ihrer Daten für die Regelerstellung verwenden. Sie können Regeln auch wie folgt personalisieren.

  • Sie können auswählen, welche Maßnahme durchgeführt werden soll, wenn in einer E-Mail sensible Daten gefunden werden.
  • Sie können auswählen, wen Sie benachrichtigen möchten.

    Wenn Sie ein Postfach löschen, das Benachrichtigungen empfängt, müssen Sie ein anderes Postfach auswählen oder Benachrichtigungen deaktivieren.

  • Sie können Nachrichten nach der Größe der gesamten Nachricht oder nur nach der Größe der Anhänge filtern.

  • Sie können eine standardmäßige Verschlüsselungsmethode für ausgehende Nachrichten festlegen.
  • Sie können die standardmäßige Verschlüsselungsmethode für ausgehende Nachrichten in den Einstellungen für einzelne Regeln überschreiben.

Hinweis

Die Verschlüsselungsoption in Regeln für ausgehende Nachrichten funktioniert nur, wenn die Verschlüsselung in Verschlüsselungseinstellungen aktiviert ist.

Gehen Sie zu Email Security > Richtlinien und klicken Sie auf Data Control, um Informationsbeschränkungen in E-Mails zu verwalten. Siehe Richtlinie erstellen oder bearbeiten.

Externe Benutzer und Domänen

Sie können externe Benutzer und Domänen in Data Control sowie Ihre eigenen Benutzer und Domänen verwenden. Sie können sie auf Richtlinienebene und Regelebene verwenden.

Richtlinienebene

Um externe Benutzer und Domänen auf Richtlinienebene zu verwenden, klicken Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Richtlinie auf die Registerkarte Extern.

Sie können einzelne E-Mail-Adressen oder Domänen hinzufügen oder aus einer Datei importieren. Sie können Ihre Liste in die Regel ein- oder ausschließen. Die Standardeinstellung lautet Alle einschließen.

Regelebene

Wenn Sie eine Regel hinzufügen oder bearbeiten, legen Sie fest, wie die Regel auf externe Domänen und Adressen angewendet wird. Siehe Erstellen einer Data Control-Regel.

Vorlagen

Mit Hilfe von Vorlagen lassen sich E-Mails nach Finanzdaten, vertraulichen Inhalten, Gesundheitsinformationen sowie personenbezogenen Daten filtern. Sie können E-Mails auch nach Dateitypen von Anhängen filtern. Siehe Von Sophos blockierte E-Mail-Anhänge.

Benutzerdefiniert

Mit Hilfe von Control Lists (CCL), Schlüsselwörtern und Ausdrücken können Sie Data Control-Regeln personalisieren.

Eine CCL legt Daten fest, anhand derer sich E-Mails filtern lassen und Maßnahmen ergriffen werden.

Sie können Schlüsselwörter oder Ausdrücke für die E-Mail-Filterung angeben. Es lassen sich maximal 200 Schlüsselwörter eingeben. Bei Schlüsselwörtern und Ausdrücken wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Weitere Ressourcen

In diesem Video wird erläutert, wie Sie E-Mail-Richtlinien einrichten. Es werden Email-Security-Richtlinien und anschließend Data Control-Richtlinien behandelt.

Sie können dieses Video auch auf der Sophos Techvids-Seite ansehen. Siehe Sophos Email: Die ersten Schritte mit Sophos Email.

Wir haben auch andere Videos, die Sie durch die Einrichtung von Sophos Email Security führen.