Invio di file cifrati tramite e-mail
Quando si inviano file cifrati a destinatari all'interno della rete aziendale, non occorre applicare cifratura o decifratura. Se il destinatario è in possesso della giusta chiave, sarà in grado di leggere il file.
Per l'invio di e-mail a destinatari che non fanno parte della rete aziendale, SafeGuard Enterprise offre un add-in di Microsoft Outlook che semplifica il processo di cifratura degli allegati e-mail. Ogni volta che si inviano e-mail con uno o più file in allegato, il sistema richiederà di selezionare la modalità di invio degli allegati. Le opzioni disponibili possono variare a seconda dello stato di cifratura dei file allegati all’e-mail.
- Protetti da password
Selezionare questa opzione se si inviano file di natura sensibile a destinatari che non appartengono all’azienda.
Dopo aver definito una password e aver inviato il messaggio, il file viene cifrato e salvato come file HTML. Se la password specificata protegge più di un singolo file, ciascun file viene cifrato separatamente con la stessa password. I file che sono già cifrati vengono decifrati automaticamente prima di essere protetti da password.
I destinatari potranno aprire il file con il loro browser web non appena verrà loro comunicata la password. Si consiglia di utilizzare una password sicura e di non includerla nella stessa e-mail contenente i file. Si consiglia di comunicare la password ai destinatari telefonicamente oppure con qualsiasi altro mezzo di comunicazione.
I destinatari possono utilizzare uno dei seguenti browser per aprire l'allegato protetto da password:La decifratura su altri browser, ad es. browser per dispositivi mobili, potrebbe funzionare ma non è supportata attivamente.- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Microsoft Internet Explorer 11
- Microsoft Edge
I destinatari possono modificare il file e re-inviarlo utilizzando la stessa password, oppure una nuova. Possono anche scegliere di proteggere con password un nuovo file. Le fasi di questa operazione vengono indicate da una procedura guidata visualizzata nel browser. Per ulteriori informazioni, consultare l'articolo 124440 della knowledge base Sophos.
È anche disponibile l'opzione di proteggere i file con password in maniera manuale, vedere Utilizzo di una password per la protezione di un file.
- Non protetto
Selezionare questa opzione solamente se l’allegato non contiene alcun dato di natura sensibile. L’invio di allegati e-mail non protetti potrebbe venire inserito nel log e monitorato dal responsabile della sicurezza.
- Allegati da inviare senza modifica
Se l’e-mail contiene allegati che non possono essere protetti da password, è possibile procedere o inviandoli senza alcuna modifica, oppure rimuovendoli dall’e-mail. La finestra di dialogo contiene un elenco di file che non possono essere protetti per uno dei seguenti motivi:
- Il file è già protetto da password. È possibile decifrare prima il file e utilizzare una nuova password, oppure in alternativa il file può essere inviato senza alcuna modifica, e basterà semplicemente comunicarne la password al destinatario.
- Il file è stato cifrato con una chiave che non è attualmente disponibile nel gruppo di chiavi dell'utente. La chiave potrebbe essere stata temporaneamente revocata per via di un problema di sicurezza, oppure non si possiede la chiave utilizzata per cifrare il file. In tale eventualità, consultare il proprio responsabile della sicurezza.
Quando si invia un’e-mail a destinatari sia interni che esterni, il sistema tratterà l’e-mail come se venisse inviata solamente a domini esterni.