Partage d’informations avec des parties externes
Le chiffrement des informations a pour but de limiter l’accès aux données sensibles. Un document contenant des informations d’ordre financier ou de propriété intellectuelle ne doit pas être mis à la disposition de tous. Toutefois, il peut arriver que vous souhaitiez partager ces informations avec des personnes n’appartenant pas à votre entreprise. Il peut également arriver que vous souhaitiez parfois que ces informations demeurent chiffrées et d’autres fois que vous décidiez que ces informations ne sont plus confidentielles.
Différentes procédures de travail s’appliquent aux utilisateurs d’Outlook et aux autres utilisateurs.
Utilisateurs d’Outlook
Sur les machines Windows avec Microsoft Outlook (version 32 bits d’Office uniquement), les utilisateurs n’ont pas à se soucier du chiffrement. Vous pouvez configurer Synchronized Encryption afin qu’un message apparaisse pour demander comment traiter le fichier lorsque les utilisateurs envoient un email avec une pièce jointe à au moins un destinataire externe.
Les utilisateurs Windows et Mac peuvent déchiffrer les fichiers pour les envoyer non chiffrés ou pour créer un fichier protégé par mot de passe avant de le partager.
Ils peuvent cliquer avec le bouton droit de la souris sur un fichier puis sélectionner Chiffrement de fichiers SafeGuard et Déchiffrer le fichier sélectionné. Ils peuvent également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un fichier puis sélectionner Chiffrement de fichiers SafeGuard et choisir Créer un fichier protégé par mot de passe. Dans ce cas, un nouveau fichier est créé avec une extension HTML et le destinataire peut y accéder en saisissant le mot de passe que l’utilisateur a créé.
Retrouvez plus de renseignements dans le Manuel d’utilisation de SafeGuard Enterprise à la section Envoi sécurisé des pièces jointes par email.