Enviar archivos cifrados por correo electrónico

Cuando envíe archivos sin cifrar a destinatarios de su red corporativa, no tendrá que preocuparse del cifrado o descifrado. Si el destinatario tiene la clave apropiada, podrá leer el archivo.

Para enviar correos electrónicos fuera de su red corporativa, SafeGuard Enterprise ofrece un complemento para Microsoft Outlook que permite cifrar fácilmente los archivos adjuntos de correo electrónico. Cuando envíe un correo con uno o más archivos adjuntos, el sistema le preguntará cómo quiere enviarlos. Las opciones disponibles pueden variar según el estado de cifrado de los archivos que ha adjuntado al correo.

Nota: Cuando envíe elementos incrustados como contactos (.vcf) o correos electrónicos (.msg) como adjuntos, no se le solicitará que los cifre. Se envían sin cifrar.
  • Protegidos con contraseña

    Seleccione esta opción si va a enviar archivos confidenciales a destinatarios fuera de su organización.

    Después de definir una contraseña y pulsar Enviar, el archivo se cifra y guarda como archivo HTML. Si la contraseña protege varios archivos a la vez, cada archivo se cifra por separado con la misma contraseña. Los archivos que ya están cifrados se descifran automáticamente antes de protegerlos con contraseña.

    Los destinatarios pueden abrir el archivo con su navegador web en cuanto les dé la contraseña. Recomendamos usar una contraseña segura y no incluirla en el mismo correo electrónico que los archivos. Recomendamos comunicar la contraseña a los destinatarios por teléfono o cualquier otro medio de comunicación.

    Los destinatarios pueden utilizar uno de estos navegadores para abrir el archivo adjunto protegido con contraseña:
    • Mozilla Firefox
    • Google Chrome
    • Microsoft Internet Explorer 11
    • Microsoft Edge
    Es posible que el descifrado funcione con otros navegadores, como los navegadores móviles, pero no se ofrece soporte de forma activa.

    Los destinatarios pueden editar el archivo y devolverlo usando la misma contraseña o una nueva. Incluso pueden proteger un archivo nuevo con una contraseña. Un asistente de su navegador les guiará en el proceso. Para más información, consulte el artículo 124440 de la base de conocimiento de Sophos.

    También puede proteger archivos con contraseña manualmente. Consulte Usar una contraseña para proteger un archivo.

  • Desprotegido

    Seleccione esta opción solo si su archivo adjunto no contiene datos confidenciales. Su responsable de seguridad registrará y monitorizará los casos en los que envíe archivos adjuntos desprotegidos.

  • Adjuntos que se enviarán sin cambiarse

    Si el correo electrónico contiene archivos adjuntos que no se pueden proteger con contraseña, puede enviarlos sin cambiar o suprimirlos del correo. El cuadro de diálogo contiene una lista de archivos que no pueden protegerse por una de las razones siguientes:

    • El archivo ya está protegido con contraseña. Puede descifrar el archivo primero y utilizar una contraseña nueva o bien enviar el archivo sin cambiar y comunicar la contraseña correspondiente al destinatario.
    • El archivo se ha cifrado con una clave que no está disponible actualmente en su juego de claves. Es posible que la clave se haya revocado de forma temporal debido a un problema de seguridad o que no tenga la propiedad de la clave utilizada para cifrar el archivo. En ese caso, póngase en contacto con el responsable de seguridad.

Al enviar un correo electrónico a destinatarios internos y externos, el sistema lo gestiona como si se enviase solamente a dominios externos.